Esta tarde presentamos La nit de les Telecomunicacions i la Informàtica en el Hotel Hesperia Tower de L’Hospitalet de Llobregat. Un acto que cada año cuenta con destacadas personalidades catalanes.
¿Por qué se organizan esto tipo de eventos y qué debemos tener en cuenta?
Los eventos públicos nos dan
- Visibilidad hacia nuestros públicos
- Damos a nuestra comunidad la posibilidad de mantener contacto presencial, de crear sentimiento de pertenencia, de compartir una experiencia y, por lo tanto, de propiciar el recuerdo y nuestro posicionamiento mental de marca
- Notoriedad y, por tanto, ganamos puntos para salir en los medios de comunicación
Si somos los organizadores
A la hora de organizar un evento de estas características, hay que hacer una to-do list e ir repasando punto por punto:
- Reservar un lugar bien comunicado y señalizado, con parking cerca
- Que disponga de salas adecuadas y bien sonorizadas (y si tiene que venir la prensa, con un espacio donde puedan trabajar adecuadamente, con enchufes, salida de audio…)
- Enviar la invitación con antelación por si es necesario confirmación de asistencia previa
- Elaborar y compartir con la organización la escaleta del acto
- Preparar el guión, teniendo en cuenta los tratos protocolarios y otras normas de etiqueta
- Si hay ponentes, preparar sus nombres y cargos con rótulos para colocar encima de la mesa, junto con agua
- Si hay sponsors, revisar que sus logos salgan en todos los soportes pactados
- Si hay catering, tener en cuenta si hay algún invitado con intolerancia alimentaria, vegetariano…
- Escoger una fecha que no se solape con otros eventos similares o con eventos de interés (futbol, etc.) y que, si así lo deseamos, tenga un buen horario para que los periodistas pueden asistir
- Convocar a los presentadores, participantes… con tiempo antes del acto para poder ensayar si es necesario
- Tener en cuenta la posibilidad de hacer una foto de familia final e, incluso, de twittear el acto (en este caso, podemos crear un hashtag y compartirlo con los asistentes)
- Si hemos invitado la prensa, tener preparada la nota de prensa y prever un canutazo antes o después del acto (en argot periodístico, son las declaraciones de pie con los medios rodeando a la persona que habla)
Si somos los invitados
- Ten en cuenta las normas de etiqueta y protocolo a la hora de comportarte y de vestir
- Este tipo de actos pueden ser un buen momento para hacer nuevos contactos y networking. Preséntate y comunícate con tu interlocutor adaptando tu ritmo verbal y expresión corporal al suyo.
- Si te incorporas a un grupo donde hay alguien conocido y no te han presentado, es válido autopresentarte después de un comentario. No te aísles, conversa
- Y, sobretodo, relájate e intenta pasarlo bien: si no te sientes cómodo en un lugar o no sabes qué hacer, tu cuerpo te delata
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