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Tip: organización de eventos

Presentando un acto público

Esta tarde presentamos La nit de les Telecomunicacions i la Informàtica en el Hotel Hesperia Tower de L’Hospitalet de Llobregat. Un acto que cada año cuenta con destacadas personalidades catalanes.

¿Por qué se organizan esto tipo de eventos y qué debemos tener en cuenta?

Los eventos públicos nos dan

  • Visibilidad hacia nuestros públicos
  • Damos a nuestra comunidad la posibilidad de mantener contacto presencial, de crear sentimiento de pertenencia, de compartir una experiencia y, por lo tanto, de propiciar el recuerdo y nuestro posicionamiento mental de marca
  • Notoriedad y, por tanto, ganamos puntos para salir en los medios de comunicación

Si somos los organizadores

A la hora de organizar un evento de estas características, hay que hacer una to-do list e ir repasando punto por punto:

  1. Reservar un lugar bien comunicado y señalizado, con parking cerca
  2. Que disponga de salas adecuadas y bien sonorizadas (y si tiene que venir la prensa, con un espacio donde puedan trabajar adecuadamente, con enchufes, salida de audio…)
  3. Enviar la invitación con antelación por si es necesario confirmación de asistencia previa
  4. Elaborar y compartir con la organización la escaleta del acto
  5. Preparar el guión, teniendo en cuenta los tratos protocolarios y otras normas de etiqueta
  6. Si hay ponentes, preparar sus nombres y cargos con rótulos para colocar encima de la mesa, junto con agua
  7. Si hay sponsors, revisar que sus logos salgan en todos los soportes pactados
  8. Si hay catering, tener en cuenta si hay algún invitado con intolerancia alimentaria, vegetariano…
  9. Escoger una fecha que no se solape con otros eventos similares o con eventos de interés (futbol, etc.) y que, si así lo deseamos, tenga un buen horario para que los periodistas pueden asistir
  10. Convocar a los presentadores, participantes… con tiempo antes del acto para poder ensayar si es necesario
  11. Tener en cuenta la posibilidad de hacer una foto de familia final e, incluso, de twittear el acto (en este caso, podemos crear un hashtag y compartirlo con los asistentes)
  12. Si hemos invitado la prensa, tener preparada la nota de prensa y prever un canutazo antes o después del acto (en argot periodístico, son las declaraciones de pie con los medios rodeando a la persona que habla)

Si somos los invitados

  • Ten en cuenta las normas de etiqueta y protocolo a la hora de comportarte y de vestir
  • Este tipo de actos pueden ser un buen momento para hacer nuevos contactos y networking.  Preséntate y comunícate con tu interlocutor adaptando tu ritmo verbal y expresión corporal al suyo.
  • Si te incorporas a un grupo donde hay alguien conocido y no te han presentado, es válido autopresentarte después de un comentario. No te aísles, conversa
  •  Y, sobretodo, relájate e intenta pasarlo bien: si no te sientes cómodo en un lugar o no sabes qué hacer, tu cuerpo te delata

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